Na začiatok malý slovníček pojmov, aby ste tomu všetkému dobre rozumeli

Správca = jedná sa o subjekt, ktorý určuje, ako, prečo a v akom rozsahu sa budú osobné údaje spracovávať. V prípade výskumných projektov je to vo väčšine prípadov zadávateľ výskumu, teda náš klient, ktorý má zároveň povinnosť reagovať na uplatňovaní práv respondentov. V ostatných prípadoch (spracovanie osobných údajov z kontaktného formulára na webu, spracovanie osobných údajov za účelom uzavretia zmluvného vzťahu apod.) sme správcami my, NMS.

Spracovateľ = jedná sa o subjekt, ktorý spracováva osobné údaje na pokyn Správcu. V prípade výskumných projektov sme to vo väčšine prípadov my, NMS.

Subjekt údajov = fyzické osoby, ktorých osobné údaje sú spracovávané. V prípade výskumných projektov ste to Vy, naši respondenti, v ďalších prípadoch potom naši klienti, záujemci o spolupráci, uchádzači o zamestnanie a zamestnancov.

Osobný údaj = všetky informácie, na ktorých základe je možné identifikovať fyzickú osobu, teda na ich základe dokážete konkrétne určiť, o koho sa jedná. Môže to byť napríklad meno, telefón, e-mail apod.

Spracovanie = rôzne činnosti, ktoré sa vykonávajú s osobnými údajmi, napríklad ich zhromažďovanie, zaznamenávanie, ukladanie, šírenie, použitie, vymazanie atď. V prípade výskumných projektov to môže byť napríklad využívanie databázy kontaktov k telefonickému opytovaniu, v ostatných prípadoch napríklad využitie osobných údajov pre prípravu pracovnej zmluvy, pre odpoveď na dopyt, realizáciu výskumného projektu apod.

Pseudonymizácia = spracovanie osobných údajov tak, že už nemôžu byť priradené konkrétnej fyzickej osobe bez použitia dodatočných informácií, ktoré sú uchovávané oddelene a vzťahujú sa na ne príslušné technické a organizačné opatrenia. V prípade výskumných projektov ide napríklad o situáciu, kedy pri spracovávaní nahradíme Vaše osobné údaje číselným kódom na základe určitého kľúča. A bez znalosti tohto kľúča nie je nikto schopný identifikovať, že sa pod číselným kódom skrývate práve Vy.

Technicko-organizačné opatrenie = opatrenie, ktoré zavedie Správca, respektíve Spracovateľ, aby zaistil primerané zabezpečenie spracovávaných osobných údajov. Môže to byť napríklad zmieňovaná pseudonymizácia, zaistenie bezpečnosti zariadení (počítačov a serverov), na ktorých spracovávanie prebieha, ale aj pravidelné preškoľovanie zamestnancov, ktorí osobné údaje spracovávajú.

A teraz už k NMS a spracovaní osobných údajov.

Čo konkrétne robíme?

NMS je agentúra pre výskum trhu, ktorá pre svojich klientov realizuje výskumné projekty na rôzne témy. Tieto projekty uskutočňujeme spravidla nasledujúcimi metódami:

• On-line opytovanie v on-line panelu (CASI)
• On-line opytovanie v klientskej databáze (CAWI)
• Telefonické opytovanie (CATI) vo vlastnej, alebo klientskej databáze
• Osobné opytovanie (CAPI)
• Kvalitatívny výskum (napríklad skupinové diskusie, individuálne rozhovory, on-line komunity, očná kamera atď.)
• Mystery Shopping.

Predmetom týchto výskumných projektov nie je zber osobných údajov a detailov za jednotlivca, zozbierané dáta spracovávame hromadne, zaujímajú nás súhrnné informácie o chovaní, postojoch a názoroch populácie či špecifických cieľových skupín, nie konkrétneho jednotlivca.

Pri práci na výskumnom projekte sa ale predsa nevyhneme tomu, že musíme spracovávať dáta, ktoré pochádzajú od jednotlivcov, v našom prípade respondentov. Tí nám dávajú dobrovoľne k dispozícii svoje názory a my tieto dáta používame výhradne pre daný výskumný účel. Zároveň sa zaväzujeme, že ochránime súkromie našich respondentov – v najvyššej možnej miere pracujeme s anonymizovanými či pseudonymizovanými dátami a údaje nepredávame ďalej neautorizovaným osobám.

V prípade určitých metód (napríklad telefonické opytovanie, on-line opytovanie v klientskej databáze atď.) taktiež potrebujeme kontaktné údaje respondentov, aby sme s nimi mohli vykonať rozhovor, prípadne potrebujeme poznať kontaktné údaje pre následnú kontrolu práce našich anketárov. V niektorých prípadoch taktiež musíme mať osobné údaje z administratívnych dôvodov, napríklad pre vyplatenie odmeny účastníkom skupinových diskusií. Vo všetkých situáciách sa snažíme o obmedzenie spracovávania osobných údajov na čo najnižšiu mieru. Technicko-organizačné procesy sú u nás nastavené tak, aby ochránili súkromie respondentov v súlade s Nariadením EU a etickými pravidlami profesie.

V akom rozsahu a za akými účelmi spracovávame osobné údaje?

Vaše osobné údaje sú spracovávané v takom rozsahu, v akom ste nám ich Vy, prípadne zadávateľ výskumného projektu poskytol, pričom tieto osobné údaje môžu byť spracované pre nasledujúce účely:

• výskumné účely (kontaktovanie respondentov pre rozhovor, regrutácia respondentov, analýza videonahrávok apod.) – prebieha na základe poskytnutého súhlasu daného respondenta,
• vyplatenie odmeny za účasť na výskumnom projekte (napr. odmena za účasť na skupinovej diskusii) – prebieha na základe výplatnej pásky, ktorú respondent podpisuje,
• spracovanie na základe ďalších právnych predpisov (napr. Zákon o archívnictve a spisových služieb),
• oprávnený záujem Správcu (kontrola kvality dát, kontrola práce anketárov apod.),
• uzavretie zmluvného vzťahu (pracovná zmluva, dohoda o pracovnej činnosti apod.),
• personálne účely – spracovanie osobných údajov zo zaslaných životopisov od uchádzačov o zamestnanie, spracovanie osobných údajov zamestnancov, zasielanie ponúk spolupráce externým spolupracovníkom apod.,
• obchodné účely – vybavenie dopytu, realizácia výskumného projektu apod.,
• marketingové účely (napr. zasielanie noviniek z NMS, pozvánok na naše akcie apod.) – prebieha na základe poskytnutého súhlasu.

Kde osobné údaje získavame?

• priamo od Vás – dobrovoľne poskytnuté osobné údaje a ďalšie informácie v rámci výskumného projektu, kde môžete prejaviť svoj názor napríklad na výrobky a služby a prispieť tak k ich ďalšiemu zlepšovaniu, prípadne v rámci regrutácie do výskumných projektov, ďalej na základe dopytu, zaslaného životopisu, predanej vizitky, uzavretiu zmluvného vzťahu,
• Vaše údaje (predovšetkým kontakty) nám pre výskumný projekt poskytla firma, u ktorej ste si niečo kúpili, využili jej služieb, alebo ste jej zamestnanci,
• máme vlastnú databázu – databáza respondentov, do ktorej ste boli zaradený na základe svojho dobrovoľného a výslovného súhlasu, pretože s nami pravidelne spolupracujete a chcete sa podieľať na našich výskumných projektoch.

Aké osobné údaje spracovávame?

Predmetom spracovania sú spravidla nasledujúce kategórie osobných údajov:

• identifikačné údaje respondentov/klientov/zamestnancov/externých spolupracovníkov – meno, priezvisko vrátene titulov, adresa, firma a ďalšie firemné údaje, dátum narodenia, rodné číslo, číslo občianskeho preukazu
• kontaktné údaje respondentov/klientov/zamestnancov/externých spolupracovníkov – e-mail, telefónne číslo,
• základné socio-demografické charakteristiky (pohlavie, vek atď.),
• informácie o spotrebiteľskom správaní (napr. nákupné správanie, mesačná útrata u zadávateľa výskumu, využívané produkty apod.),
• audio/audiovizuálne materiály (nahrávky, videozáznamy, fotografie),
• lokalizačné dáta (GPS v prípade osobného opytovania, ktoré slúži iba pre účely kontroly práce našich anketárov).

Vždy sa spracovávajú iba nevyhnutné potrebné osobné údaje uvedené vyššie, záleží na konkrétnom účele spracovania (napríklad u klientov nespracovávame rodné číslo alebo číslo občianskeho preukazu), na rozsahu výskumného projektu a prípadne zadávateľom poskytnutých údajov o vlastných zákazníkoch.

Komu osobné údaje predávame?

Vždy sa snažíme obmedziť predávanie osobných údajov na najnižšiu možnú mieru (vo výskumných projektoch anonymizáciou, prípadne pseudonymizáciou dát). V niektorých prípadoch sa tomu ale určite nevyhneme (napríklad predávaniu nahrávok skupinových diskusií zadávateľovi, prepojeniu výsledkov výskumu s databázou zadávateľa, využitie externých spolupracovníkov, spracovaniu účtovníctva atď.).

V niektorých prípadoch teda dochádza k predávaniu osobných údajov týmto príjemcom:

• zadávateľ výskumného projektu (respondenti sú o tom vždy informovaní dopredu),
• ďalší spracovatelia – viď nižšie,
• štátne a iné orgány v rámci plnenia zákonných povinností stanovených príslušnými právnymi predpismi.

Ako osobné údaje spracovávame a ako ich chránime?

Spracovanie osobných údajov je uskutočňované v sídle a pobočkách NMS našimi zamestnancami, prípadne ďalšími spracovávateľmi (viď nižšie). K spracovaniu prichádza pomocou výpočtovej techniky (predovšetkým štatistické, kancelárske a účtovné softvery, prípadne vlastnými NMS aplikáciami), popr. i manuálnym spôsobom u osobných údajov v listinnej podobe, a to za dodržania vhodných bezpečnostných zásad pre správu a spracovanie osobných údajov. Za týmto účelom prijalo NMS technicko-organizačné opatrenia k zaisteniu ochrany osobných údajov, najmä takých, ktoré zabránia neoprávnenému alebo náhodnému prístupu k osobným údajom, ich zmene, zničeniu či strate, neoprávneným prenosom, k ich neoprávnenému spracovaniu, ako aj k inému zneužitiu osobných údajov. Všetky subjekty, ktorým môžu byť osobné údaje sprístupnené, rešpektujú právo subjektov údajov na ochranu súkromia a sú povinné postupovať podľa platných právnych predpisov týkajúcich sa osobných údajov a sú k takému správaniu zmluvne viazané.

Ako dlho osobné údaje spracovávame?

Osobné údaje respondentov

Vaše osobné údaje spracovávame po dobu trvania výskumného projektu a uchovávame je maximálne 6 mesiacov od jeho ukončenia, pokiaľ právne predpisy alebo zmluvná dohoda so zadávateľom výskumného projektu nestanovuje inak.

Osobné údaje klientov

Vaše osobné údaje spracovávame k zaisteniu vzájomných práv a povinností vyplývajúcich zo zmluvy, resp. výskumného projektu, a to minimálne vždy po dobu trvania zmluvy, resp. výskumného projektu, maximálne potom 3 roky od posledného spoločného výskumného projektu.

Osobné údaje zamestnancov, externých spolupracovníkov, uchádzačov o zamestnanie

Čo sa týka osobných údajov zamestnancov, sme povinní ich uchovať 10 rokov a mzdové listy 30 rokov. U evidenčných listov je lehota uchovania 3 roky. U našich externých spolupracovníkov je tomu z účtovných dôvodov 5 rokov. Pokiaľ ste sa u nás uchádzal/a o zamestnanie, Vaše údaje si musíme ponechať 3 roky.

Akých ďalších spracovávateľov využívame?

So spracovávaním osobných údajov nám v niektorých prípadoch pomáhajú ďalší spracovatelia:

• poskytovatelia komunikačnej platformy (e-mail, kalendár, zdieľané dokumenty);
• externý mzdový účtovník
• externí spolupracovníci, ktorí na základe rámcovej alebo inej zmluvy vykonávajú spracovanie osobných údajov v rámci jednotlivých projektov (predovšetkým anketári, operátori, mystery shopperi, kontrolóri, regrutanti, externí moderátori atď.)

Nie je to ale iba o nás, Vy máte v súvislosti s osobnými údajmi svoje práva, o ktorých Vás radi informujeme. Konkrétne sa jedná o:

Právo na informácie

Pokiaľ spracovávame Vaše osobné údaje, máte právo kedykoľvek požadovať bezplatné informácie o tomto spracovávaní (najmä identifikáciu správcu a spracovateľa, prípadne ďalších spracovávateľov; informácie o účeloch spracovávania, kategóriu týkajúcich sa osobných údajov, príjemcov či kategóriu príjemcov osobných údajov, dobe, počas ktorej budú osobné údaje spracovávané a uložené; všetky dostupné informácie o zdroji osobných údajov; či spracovávanie prebieha na základe oprávneného záujmu správcu alebo tretej strany; informácie o skutočnosti, či dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátene profilácii). Informácie Vám radi poskytneme, pokiaľ samozrejme bude Vaša žiadosť vyhodnotená ako zjavne neodôvodnená alebo neprimeraná, najmä pokiaľ sa bude opakovať, môžeme odmietnuť žiadosti vyhovieť alebo uložiť primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady spojené s poskytnutím požadovaných informácií alebo správou alebo s učinením požadovaných úkonov.

Právo na opravu

Pokiaľ zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, nie sú aktuálne, máte právo zažiadať o ich opravu.

Právo vzniesť námietku

Pokiaľ sa domnievate, že spracovávame Vaše osobné údaje v rozpore s platnou legislatívou, môžete proti tomuto spracovávaniu vzniesť námietku a požiadať nás o vysvetlenie, požadovať, aby sme odstránili takto vzniknutý stav, predovšetkým môžete požadovať zablokovanie, opravu, doplnenie alebo vymazanie osobných údajov. Kontaktujte nás kedykoľvek na telefónnom čísle 222 351 611, alebo e-mailu gdpr@nms.cz alebo sa za nami zastavte osobne.

Vaším právom je taktiež obrátiť sa so sťažnosťou proti spracovávaniu osobných údajov na príslušný dozorný orgán, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov.

Právo na vymazanie a odvolanie súhlasu

Svoj súhlas so spracovaním osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, môžete kedykoľvek odvolať a v takom prípade budú Vaše osobné údaje vymazané. Právo na vymazanie sa netýka osobných údajov, ktoré potrebujeme k splneniu zákonných povinností či k ochrane svojich oprávnených záujmov. Vaše osobné údaje budú vymazané taktiež vtedy, pokiaľ už nebudú potrebné pre výskumný projekt či ďalšiu spoluprácu alebo ak bude ich uloženie neprípustné z iných zákonom stanovených dôvodov, prípadne pokiaľ bude Vaše námietka proti spracovaniu Vašich osobných údajov vyhodnotená ako oprávnená.

Právo na obmedzenie spracovania

Máte právo nás požiadať, aby sme obmedzili spracovávanie v prípade, že sa budete domnievať, že osobné údaje, ktoré o Vás máme, sú nepresné, spracovávanie neprebieha v súladu s platnou legislatívou, osobné údaje už nepotrebujeme pre daný výskumný projekt a v prípade, že vznesiete námietku a bude prebiehať jej vyhodnocovanie.

Právo na prenos údajov

V prípade, že ste nám poskytli svoj súhlas so spracovaním osobných údajov alebo je spracovanie nevyhnutné pre splnenie zmluvy alebo pre vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy a spracovaní prebieha automatizovane, máte právo nás požiadať o to, aby sme Vám poskytli osobné údaje, ktoré o Vás uchovávame v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte.

Právo nebyť súčasťou automatizovaného individuálneho rozhodovania, vrátane profilovania

Máte právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založenom výhradne na automatizovanom spracovaní, vrátene profilovania, ktoré má pre Vás právne účinky alebo sa Vás obdobným spôsobom významne dotýka. Toto neplatí, pokiaľ k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovaniu dáte svoj súhlas, je to nevyhnutné k uzavretiu zmluvy alebo je to povolené právnym poriadkom.

Čo ak nám svoje osobné údaje nechcete poskytnúť?

Nič sa nedeje, máte na to právo. Je ale možné, že sa ako respondenti nebudete môcť zúčastniť niektorých našich výskumov, čo je škoda, pretože Váš názor je dôležitý. V našich výskumoch môžete napríklad ohodnotiť poskytovateľa rôznych služieb, pochváliť ich, posťažovať si, alebo napríklad pomôcť s výberom nového produktu, ktorý ešte ani nie je na trhu. A to za to stojí 😊.

Na koho sa môžete obrátiť?

V prípade, že máte akékoľvek doplňujúce dotazy, pokojne nás kontaktujte. Rovnako, pokiaľ chcete uplatniť niektoré z Vašich práv.

 

Kontakt

NMS Market Research s.r.o.

U Nikolajky 1070/13

150 00 Praha 5 – Smíchov

E-mail: gdpr@nms.cz

Telefon: 222 351 611

Kontaktujte nás